Fleet Management Solution: En 5-stegs beslutsguide för att välja det bästa systemet för ditt företag

Rätt sökande efter rätt vagnparkshanteringslösning

1. Bestäm vad du vill uppnå

Tänk på följande fördelar och rangordna dem efter hur viktiga de är för ditt företag:

• Effektiv planering och kontroll: Med fordonets telematik får du en exakt överblick över var dina förare och fordon befinner sig dygnet runt. Med en fleet management-plattform vet du hur länge en förare och en bil har varit hos en kund och vem som är fri att ta en extrabeställning.
• Ökad produktivitet och säkerhet: Genom att optimera rutter och undvika trafikstockningar kan dina förare hantera fler uppgifter och hålla sig till de säkraste vägarna.
• Lägre bränsle- och underhållskostnader: Få tillgång till förardata och få en varning när fordonet behöver underhåll. Med förebyggande underhåll kan du åtgärda problemet innan det leder till stillestånd.
• Noggrann registrering: Automatisera registreringen av körtid för lön, fakturering eller för att följa kör-, vilotidsreglerna. När du integrerar lösningen med löne- och ekonomihanteringssystemet minskar du pappersarbetet och får data som kan användas för att lösa faktureringsrelaterade tvister.

2. Ta med dina kollegor på råd

Vem eller vilken avdelning i ditt företag kommer att använda vilka funktioner i fleet management-lösningen? Få dem involverade i projektet så tidigt som möjligt.

Se till att dina förare eller en representant för förarna är involverade i vad som händer. Dina förare kommer att använda systemet varje dag. Redan av den anledningen är det viktigt att de är med från start. Ta på allvar all oro anställda eller förare har om säkerhet och dataskydd. Och ha en öppen och transparent diskussion om dem.

3. Kontakta flera leverantörer

Nu har du behov och önskemål på plats och vet vad du vill ha. Då är det dags att hitta rätt system och rätt leverantör. Ta tag i de leverantörer du har hittat online eller har blivit rekommenderad. Var tydlig med målen och målen för fleet management-systemet och få dem att skicka erbjudanden på den lösning de tror är bäst för ditt företag.

Det är både det snabbaste sättet att få önskad information (snarare än att tråla igenom hemsida efter hemsida och broschyr efter broschyr), och det ger dig en känsla för servicenivån och samarbetsformen med leverantören. Och eftersom du förmodligen letar efter ett långsiktigt förhållande är detta lika viktigt som programvaran som leverantören erbjuder.

4. Ta ditt beslut

Efter att ha inhämtat några offerter kan du skapa en kortlista med lösningar för flotthantering. Välj ett mindre antal och be säljarna om en mer detaljerad beskrivning av lösningens funktioner.

Som ett minimum bör du ha en detaljerad beskrivning av dessa kärnfunktioner:

• GPS-baserad fordonsspårning
• Analys av körbeteende
• Professionell navigering
• Personaladministration
• Geo-fencing
• Rapportering

Be om demos, få referenser och testa systemet på alla möjliga sätt.

Hur presterar de olika leverantörerna i förhållande till varandra? Vilket erbjudande verkar övertygande på lång sikt? Förena frågor om hårdvara och mjukvara, datasäkerhet och integritet, applikationer och tredjepartsintegrationer med din IT-avdelning.

En integrerad lösning kan göra beslutsprocessen enklare. Webfleet erbjuder till exempel allt du behöver för att driva en flotta mer effektivt, säkert och hållbart.

5. Låt ett kontrakt upprättas

När du har bestämt dig måste du diskutera villkor och priser med leverantören. Du måste också säkerställa implementering av lösningen, installation, utbildning och service för att säkerställa att du kommer väl igång med det nya systemet,  och att anställda kan använda det omedelbart.

Se till att få med allt i kontraktet, inklusive underhåll, garanti och säkerhetsavtal. Det är också en bra idé att ha dataskyddsarrangemang i ett separat dataskyddsavtal för att specificera vem som har tillgång till vilka uppgifter och varför.

Denna fas är avgörande för din leverantörsrelation. Det är början på ett långsiktigt samarbete, där god personlig kontakt, förtroende och professionell utveckling är nycklarna till framgång.