Vi vet verkligen hur krävande det är att driva en verkstad idag med alla förekommande uppgifter.

Hur enkelt det än kan verka vara för en kund som stiger in genom dörren för att få hjälp, 

-så sker det överväldigande mycket på en verkstad innan en faktisk korrekt och rättvis offert utformas som i sin tur leder till ett fackmannamässigt utfört arbete.

Utöver verkstädernas samlade tekniska kunskap om själva fordonet som ska repareras, krävs enormt mycket administration för att få allt på plats.

Verkstäderna måste inledningsvis ta hänsyn till vem kunden är och vilket fordon det ska utföras arbete på för att starta med rätt uppgifter. 

Skaffa rätt upplysningar

För att nå korrekta personuppgifter behövs någon form av sökfunktion, exempelvis hitta.se eller Eniro. (I en del fall har verkstäder köpt informationssök av informationsförmedlare.)

Sen behövs uppgifter om själva bilen/fordonet, och har man inte tillgång till någon sökmotor landar många på transportstyrelsens hemsida och söker manuellt för att få fram rätt uppgifter.

Uppgifterna som hämtas innehåller en viss mängd information, men saknar väsentlig information för att göra sökning av reservdelar smidigare.

I nästa steg kan verkstaden söka reservdelar på bilens registreringsnummer i en leverantörs katalog och på så sätt beställa reservdelar. 

Om verkstaden ligger långt fram, finns redan ett program (HaynesPro, Autodata, MacsDia m.fl) där de hämtar teknisk information och eller arbetsbeskrivningar.

Dokumentation, arbetsflöde och uppföljning

Allt ska dokumenteras idag, och i bästa fall har man gått från pappersliggaren till att använda ett egen skapat Excel dokument eller i bästa fall ett ekonomisystem som Fortnox, Visma, Bokio eller liknande.

Information om kund, fordon, reservdelar och priser, timdebitering, serviceschema, arbetstider, teknisk data, felkoder med mera ska dokumenteras och sparas(i pärmar?), och när allt är på sin plats ska verkstaden få hela paketet till sin bokningskalender (i pappersform?) och vi ser att i många fall används exempelvis Google kalender eller liknande.

När arbetet sedan utförs vill verkstaden ha kontroll på vem som är på jobbet, hur lång tid som är planerad, vem som utför arbetet, hur det ska utföras(manualer/specialverktyg?) stämpling av arbetstider, och när det ska vara klart.

Från en offert skapas en arbetsorder och i nästa steg beställs reservdelar(ofta får man söka bilen och leta delar igen) för att sedan ska bilen bokas in på rätt arbetsresurs på en tillgänglig tid. (I många fall ser vi att varje ärende tas upp igen och det förvinner tid för att komma tillbaka där allting började, allt eftersom olika uppgifter är på olika platser.) 

När allt är klart ska verkstaden ta betalt(kort/swish/kontant?) eller så skickas en faktura och i efterhand ska bokföringen ske tillfredställande(på kvällar och helger?)

Kommunikation är A och O

För att kommunicera allt detta med kund sker det oftast via samtal, och då kund kan vara svår att nå när det passar verkstaden, resulterar det även i att telefonen ringer oavbrutet på verkstaden när så kunden har möjlighet att ringa tillbaka.

Det leder till många samtal som istället kunde besparats, genom smidiga notiser via sms, E-post mm

Scenariot ovan kan detaljeras och beskrivas långt mer, men sammantaget:

-Uppgiften för en verkstad är inte lätt, vi vet. 

Vår drivkraft

2011 startade en idé när det var 47 flikar igång på en skärm, anteckningsblock, excel, och postit-lappar för att få arbetsdagen att flyta, och kaoset var ett faktum. 
(Att veta var en reservdel var beställd 1 år efter utfört arbete för genomförande av en reklamation var nästintill omöjligt.)

Sedan 2016 har vi arbetat aktivt för att verkstäder kan utgå från en samlad plats och hämta in all den information verkstaden är i behov av, med full kontroll och dokumentation. 

Er framgång?

Vår avsikt är att underlätta i vardagen med ett verktyg som är byggt av mekaniker för mekaniker, med målsättningen att göra arbetsdagen lättare och administrationen enklare med full kontroll på allt som sker. 

Vi samarbetar idag med de flesta stora leverantörerna i branschen och har skapat integrationer till kataloger, digitala serviceböcker, tekniska data, ekonomisystem, regnummersök och telefonnummersök vilket gör att ni kan utgå ifrån, och hämta in allt ni behöver till en enda plats.

Det i sin tur leder till den viktigaste faktorn för framgång på en verkstad;

-att fakturera fler timmar per dag, istället för att använda tid som inte går att debitera.

Oavsett vilket verkstadssystem ni väljer, så kommer det bli allt mer utmanande att följa med i framtiden utan kontroll på verksamheten.
Ta kontrollen nu.

Med vänliga hälsningar Andreas Lundgren, HDBsystem